Projektassistenz (m/w/d)

Deine Vorteile- Das erwartet Dich als Projektassistenz (m/w/d):

• Geplante Übernahme

• Gute Bezahlung

• Mitarbeiterangebote

• Weihnachts- und Urlaubsgeld

Deine Aufgaben als Projektassistenz (m/w/d):

• Administrative Unterstützung des Projektteams (Korrespondenz, Terminorganisation, Dokumentenablage, Reiseplanung etc.)
• Planung, Buchung und Abrechnung nationaler und internationaler Reisen inkl. Visa-Beantragung im E2E-Reiseverfahren
• Erfassung und Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen für das Projektteam
• Büromanagement inkl. Beschaffung von Büroausstattung (IT, Möbel, Verbrauchsmaterialien), Büroorganisation, Besucherbetreuung
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und weiteren Veranstaltungen
• Erstellung von SAP-Aufträgen über Ariba (z. B. für IT- oder Seminarleistungen)
• Bearbeitung von Signatur- und Autorisierungsprozessen gemäß firmeninternem Protokoll
• Pflege von Zeittabellen und Unterstützung bei der Erstellung von Leistungskennzahlen und Berichten
• Unterstützung bei der Dokumentation projektbezogener Inhalte (z. B. Risikoberichte, Statusupdates)
• Betreuung von Neueinsteigern im Projektteam und Unterstützung bei personalbezogenen Prozessen (Onboarding, Vertragsprozesse, Stundenzettelprüfung)

Dieses Profil bringst Du mit als Projektassistenz  (m/w/d):

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Backoffice-Funktion

• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel)

• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP, Ariba, E2E Travel, CIBT Visa oder vergleichbaren Tools – alternativ hohe Lernbereitschaft

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eigenverantwortliche Arbeitsweise

• Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen, multikulturellen Umfeld

• Professionelles, sicheres Auftreten und Kommunikationsgeschick im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

• Sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Über uns

Alpha-Business-Solutions ist eine von 17 starken Marken der AlphaConsult Gruppe mit 150 Standorten als Personaldienstleister für Beruf und Karriere:

Mit einem Expertenteam aus erfahrenen Managern der Branche gründeten wir im November 2022 die „HR Solutions for People and Business“. Als Onsite-Spezialisten arbeiten wir eng mit unseren Kundenunternehmen zusammen, um vor Ort direkt beim Kunden Abläufe zu erleichtern, Probleme zu lösen und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.